Źródło: Obraz Gerd AltmannPixabay

TL;DR: Nie chcesz czytać całego tekstu, zapraszam do podsumowania.

Potrzeba płatnego pakietu 

Kiedy zdecydowałem się założyć firmę, wiedziałem o  tym, że będę potrzebował jakiegoś pakietu z  narzędziami do obsługi biura. Skąd to wiedziałem — chodzi o  polskie prawo. Kiedy kontaktuję się ze swoimi klientami, to zbieram ich dane osobowe, niezależnie od tego, czy są to przedsiębiorcy, czy ich pracownicy, to i  tak potrzebuje być pewnym, że  ich dane nie wyciekną, że  nie zostaną wykorzystane w  nieodpowiedni sposób. Taka to jest moja odpowiedzialność. Używanie darmowych rozwiązań jest o  tyle niebezpieczne, że nigdy nie mam pewności, gdzie powędrują zbierane przeze mnie informacje — czy wyjdą poza strefę UE. W  związku z tym rozpocząłem przegląd dostępnych rozwiązań w  Internecie. Postanowiłem skupić się na dostawcach najszerszej oferty w ramach jednej licencji, czyli na gigantach Internetu: Microsoft i  Google. Każda z  tych firm specjalizuje się w  troszkę innym obszarze. Microsoft bardziej stawia na rozwiązania dostępne z komputera, Google mocno idzie w  świat mobilny. 

Moje kryteria 

Przed dokonaniem wyboru ustaliłem sam ze sobą jakich funkcjonalności potrzebuję, a  z  czego mogę ewentualnie zrezygnować. 

Najważniejsze dla mnie jest bezpieczeństwo danych. Tutaj mam na myśli gwarancję, że  moje dane nie wyciekną (chociaż takiej gwarancji nigdy nie ma, jednak można zminimalizować ryzyko), również gwarancję dostępu do danych w  każdej sytuacji, nawet offline. Kolejnym aspektem, bardzo ważnym, jest łatwość wykonania backupu danych. Zależało mi również na tym, abym miał dostęp do automatyzacji. Idealnie, bym mógł takie automatyzacje “wyklikać” w  prosty i  szybki sposób. Przez to, że pracuję w  ruchu, potrzebuje dostępu do narzędzi mobilnych. 

Plik plikowi nie równy 

Jak wspomniałem wcześniej, bezpieczeństwo i  dostęp do danych jest dla mnie bardzo ważny. W  związku z  tym sprawdziłem, w  jaki sposób OneDrive i  Google Drive przechowują pliki u  mnie na dysku. 

W  przypadku Drive od Google są to tylko skróty do lokalizacji w  sieci. Jest, co prawda, sposób na pracę offline, jednak trzeba wybrać konkretne konto i  odpowiednio ustawić przeglądarkę Chrome. Tylko z  tą przeglądarką współpracuje tryb pracy offline. Dodatkowo plik może istnieć na dysku, jednak trzeba wyraźnie zaznaczyć go do edycji offline. Gwoli wyjaśnienia, opisana sytuacja dotyczy plików typu arkusz kalkulacyjny czy dokument tekstowy w formacie gsheet, czy gdoc. W przypadku zapisania plików w  formacie MS Office udostępniane są w  pełnej zawartości. Z  mojej perspektywy jest to jednak duże ograniczenie, ponieważ tylko doświadczeni użytkownicy pakietu Google wiedzą o  tej różnicy. Zatrudniony przeze mnie pracownik nie musi sobie z  tego zdawać sprawy. 

Microsoft podszedł do tematu optymalizacji przestrzeni zajmowanej przez konkretny plik w  zupełnie inny sposób. Mamy do wyboru dwa tryby pracy OneDrive: pliki ściągane są na żądanie lub domyślnie. W przypadku używania opcji „pliki na żądanie” sytuacja ma się podobnie, do rozwiązania w Google Drive, potrzebny jest dostęp do Internetu przy pierwszej próbie edycji pliku. Co ciekawe we wspomnianym trybie można wybrać konkretne katalogi czy pliki, które zawsze muszą być zsynchronizowane i  przechowywane na dysku. Dzięki temu możemy zadbać, aby właściwy katalog był zawsze dostępny. 

Wspomniałem o  trybie domyślnego ściągania całej zawartość OneDrive. Jest to wspaniała opcja, która pomaga w  archiwizacji zawartości chmurowego dysku. Po wybraniu tego trybu pracy wszystkie pliki są dostępne na lokalnym dysku komputera. Gdziekolwiek jestem, mam dostęp offline do moich danych. Nawet jak padnie usługa od Microsoft lub przestanę za nią płacić, mam dane niezbędne do działania mojej firmy. Dodatkowo, domyślnie tworzone pliki arkusza kalkulacyjnego lub edytora tekstu są w  formacie MS Office. Dzięki temu mogę je otworzyć dowolnym, innym edytorem wspierającym formaty pakietu MS Office. 

Środowisko do automatyzacji w pakiecie 

Kolejnym, bardzo istotnym czynnikiem było środowisko do automatyzacji pracy. Dlaczego jest to dla mnie takie ważne? Nie lubię się przepracowywać. Mam wiele spraw, część z  nich deleguję, a  część automatyzuję. W przypadku automatyzacji liczy się dla mnie łatwość drożenia i  przetestowania rozwiązania. Gdybym miał pisać osobny program do każdej automatyzacji, to trzy razy bym się zastanowił, czy mi się to opłaca. Jednak powstało bardzo wiele usług, które pomagają w  tej kwestii. Mam tu na myśli rozwiązania low-code lub no-code. Jest to specjalne oprogramowanie, które można bardzo elastycznie ustawiać w  zależności od potrzeb. Kilka kliknięć myszą i  mam automatyczne zapisywanie faktur na dysku. Kilka kolejnych i  pewien plik, gdy tylko zostanie zaktualizowany, sam się wysyła e-mailem do określonego odbiorcy. 

Sprawdziłem, jakie możliwości w  tej kwestii oferuje Google, a  jakie Microsoft. W  przypadku Google rozwiązania automatyzacji opierają się o  zewnętrznych dostawców, takich jak Zapier czy Baselinker. Natomiast Microsoft oferuje własne środowisko zwane Power Platform: Power Automate, Power Apps, Power BI. 

W przypadku środowisk do automatyzacji nie ma lepszej czy gorszej drogi. Każde rozwiązanie ma swoje plusy (jedno środowisko pracy, możliwość wyboru lepszego rozwiązania w  danej kwestii) czy minusy (ograniczona ilość wtyczek, wiele licencji). Dlatego, żeby podjąć właściwą decyzję, znów wziąłem pod uwagę bezpieczeństwo danych. W  przypadku Zapiera, jego siedziba znajduje się w  USA, Baselinker jest polskim przedsięwzięciem. W  przypadku danych osobowych ważne jest, czy dostawca usługi ma obowiązek przestrzegać unijnej GDPR, czy nie musi. Mniej problemów jest, gdy jest to obszar UE. Gorzej, gdy dane trafiają dalej. W  przypadku Microsoft mam pewność, że dane nie wychodzą poza obszar UE. 

Dodatkowym autem w  przypadku Microsoft jest Power Apps. Znając w  podstawowym stopniu zagadnienia informatyczne, jestem w stanie stworzyć dowolną aplikację. W  dodatku mogę użyć tej aplikacji na komputerach czy urządzeniach mobilnych. Wszystko w  duchu low-code. 

Podsumowanie 

Bardzo duży nacisk kładę na bezpieczeństwo danych firmowych, jak i  moich kontrahentów. W  związku z  tym łatwiej mi się poruszać w  środowisku stworzonym przez firmę Microsoft. Nie muszę pamiętać, aby stworzyć nowy plik w  formacie zgodny z MS Office, bo jest zgodny z  automatu. OneDrive mogę ustawić tak, abym zawsze miał pod ręką pliki niezbędne do prowadzenia biznesu. W  środowisku Microsoft 365 mam do dyspozycji narzędzia do łatwej automatyzacji pracy, czy tworzenia rozbudowanych aplikacji małym kosztem. 

Nie ma jednak róży bez kolców. Dużym minusem, z  którym stykam się każdego dnia, są niedopracowane aplikacje mobilne. Tutaj stanowczo wygrywa Google. Każda z  aplikacji MS365 bardzo długo ściąga informacje z  Internetu. Na przykład znacznie szybciej otrzymuję dostęp do maili w Gmailu niż w Outlooku. Podobnie jest z  synchronizacja danych w usługach wirtualnego dysku. W  tym obszarze Microsoft powinien mocno popracować. Mimo to zdecydowałem się na Microsoft 365, ponieważ bezpieczeństwo postawiłem wyżej niż zmaganie się z  pewną niewygodą.