TLDR: przejdź do podsumowania.

„W mojej firmie nie ma procesów”

Często, gdy rozmawiam z przedsiębiorcami i pytam się ich o procesy, to słyszę odpowiedź: „ja nie mam żadnych procesów” lub „działam z dnia na dzień, nie mam żadnego procesu”. Jak mantra powtarzane zdania. Natomiast wystarczy popatrzeć na ekspres do kawy, żeby zauważyć przynajmniej jeden z procesów.

Przypadek jednego przedsiębiorcy

U jednej z takich firm zawitałem na dłużej. Pierwszy temat – obsługa sprzedaży. Firma miała wielu klientów, kilkadziesiąt produktów i jeszcze więcej kombinacji. Nowy klient, stary klient, na raz, na dłużej, taki sprzęt, siaki produkt. W gąszczu zależności odnajdował się chyba tylko właściciel. Usiedliśmy razem i zrobiliśmy pierwszy krok – spisaliśmy każdą czynność od podniesienia słuchawki do wystawienia faktury. Oj, działo się, działo. W bólach i wielkim trudzie powstała pierwsza lista działań. Pierwszy proces biznesowy! I to nie byle jaki, bo sprzedażowy. Oczywiście rozmowę telefoniczną, jako punkt rozpoczęcia procesu, można dowolnie zamienić na otrzymanie wiadomości e-mail czy rozmowę twarzą w twarz. Jak się rozpoczynał ten proces, miało mniejsze znaczenie – ważne było to, że każdy pracownik wiedział, co ma robić i jaki efekt jest oczekiwany.

Efekty uboczne

Nie obyło się bez efektów ubocznych: klienci zostali pogrupowani, powstały progi rabatowe, pierwszy raz policzona została rentowność usług i sprzedaży, powstał porządek w papierach i wiele innych. Mała zmiana – uporządkowanie jednego aspektu działalności firmy – wpłynęła na większą część przedsiębiorstwa.

Co z tą kawą?

Trudno sobie wyobrazić dzień bez pysznej, aromatycznej kawy. Jednak czy kiedyś zastanawiałeś się, ile czynności musi wykonać automat? Przychodzisz z kubkiem, naciskasz wybrany rodzaj kawy i już. A w tle mielenie, odmierzanie wody, prasowanie kawy, spienianie mleka i wiele innych czynności. O ten, w sumie prosty, proces opartych jest wiele biznesów jak So!Coffee czy Etno Café.

Podsumowanie

Według mnie Proces Biznesowy to zestaw kroków (zadań) składających się na jeden, konkretny, mierzalny efekt. Nie ważne jak skomplikowany, czaso- czy pracochłonny, zawsze istnieje pewna abstrakcja, która pozwala przedstawić daną sekwencję czynności w formie prostej listy z opisanym efektem działań.